Ülesanne

Ülesande vaade

Ülesande vaade jaguneb järgnevalt:

Vasakult pool leiate:

1. Üleval ülesande numbrit (SG-1807) ja staatuse(planeeritud).
2. Ülesande menüü, mis koosneb järgmistest osadest:

• Ülesanne - ülesande põhivaade, kus on detailid ülesande kohta (nimi, seotud isikud, kategooria, kirjeldus, objekt või asukoht, planeeritav tööaeg ja ülesandega seotud failid).
• Tööplaan - keerulisemate ülesannete puhul saab ülesandele juurde lisada tööplaani, mis võimaldab igat ülesande osa eraldi märkida tehtuks/mitte tehtuks. Tööplaani saab koostada ka mallist. Juhised on leitavad https://docs.saago.eu/how-to/create-template (opens in a new tab).
• Arveldamine - koondab kõik ülesande arveldamisega seotud detailid ja informatsiooni logitud tööaja ning töö lahenduse kohta.
• Kommentaarid - siia ilmub ülevaade töödele lisatud kommentaaridest sh kommentaarid tehnikult.
• Kontaktid - koondvaade ülesandega seotud kontaktidest koos kontaktinformatsiooniga (klient, objekt, allhankija).

3. Ülesandega seotud hoiatused - hoiatused on objekti, kliendi jne. seotud tähtsam informatsioon. Lugege rohkem Saago kommentaaride loogika kohta https://docs.saago.eu/how-to/comments (opens in a new tab).

4. Nupud akti genereerimiseks, ülesande kopeerimiseks, ülesande jagamiseks ja tühistamiseks.

Ülesande keskosast leiate ülesande baasinformatsiooni ehk nimi, seotud isikud, kategooria, kirjeldus, objekt või asukoht, planeeritav tööaeg ja ülesandega seotud failid.

Ülesande paremalt pool leiate:

1. Ülemises osas on välja toodud ülesande loomise ja viimaste muudatuste tegemise aeg ja tegevused läbi viinud isiku nimi.

2. Ülesandega seotud ajaloo, mis on grupeeritud takistusteks, ülesande staatustega seotud muudatusteks, tööde sündmustega seotud muudatusteks ja planeerimisega seotud muudatusteks.

NB! Saago ajalugu on interkatiivne, mis tähendab, et vajutades peale mõnele konkreetsele ülesande väljale (nt vastutav, kinnitaja või katekooria) näete kõrval selle konkreetse väljaga seotud muudatusi koos muudatuse tegemise ajaga ning toimingu teostanud isiku nimega.

3. Ülesandega seotud nupud, mis võimaldavad ülesande planeerida, kalendrisse lisada (või selle kalendrist eemaldada), sulgeda, kinnitamisele saata, kinnitada ja akteerida.

Teatest ülesandeks

Saago eristab teateid ja ülesandeid. Kui olete kliendilt saanud teate probleemist või tellimuse mõnele tööle, siis saate sellest teatest luua ülesande. Vaatame lähemalt:

1. Avage esitatud teade. Teate alumises osas on neli valikut:

• Keeldu - teate tagasi lükkamiseks juhtudel kui töö pole nt lepinguline. Keeldumisel tuleb lisada ka kommentaar, mida jagatakse teate esitajaga.
• Sulge - ülesanne on tehtud, kuid selle kohta ei ole vaja eraldi ülesannet.
• Loo hinnapakkumine - võimaldab teatest luua hinnapakkumise
• Loo ülesanne - loote teatest ülesande, mille saab planeerida ka iseendale või tehnikule.
• Salvesta - kui teete teates muudatusi, siis peaks muudatused salvestama.

2. Vajutage Loo Ülesanne. Enne ülesande loomist on vaja see üle kinnitada.

3. Ülesanne on loodud ja saate seda vastavalt muutma hakata.

Ülesande loomine algusest peale

Selleks, et ülesannet koostada on mitmeid erinevaid valikuid:

1. Valige töölaual Ülesanne:

2. Valige + Ülesanne ülesannete moodulis (https://app.saago.eu/tasks (opens in a new tab)):

3. Alustage ülesande koostamist läbi objektikaardi valides Loo ülesanne - sellisel juhul on ülesandes juba automaatselt täidetud objekt vastavalt sellele, mis objekti juures te ülesannet looma hakkasite:

4. Lisaks sellele saab ülesande koostamist alustada ka ülesannete planeerimise moodulist kui see moodul on teie õigustega kättesaadav:

Ülesande koostamine

Vaatamata sellele kust te ülesanne koostamist alustate avaneb teile sama ülesande koostamise vaade. Esmalt tuleb ülesandesse lisada baasinformatsioon:

• Ülesande nimetus
• Kategooria
• Ülesande kirjeldus
• Objekt - saate valida objekti juba süsteemi sisestatud objektide hulgast kui hakkate objekti nime trükkima või valida aadressi järgi
• Ülesande kinnitamine - kui tööaeg on logitud, siis see valik määrab, kas ülesanne läheb vasutavale isikule tagasi kinnitamiseks, ülesanne sulgetakse ilma kinnitamata, ülesanne akteeritakse ilma kinnitamata
• Ülesande prioriteet - prioriteet on üks alusteks, mille järgi paigutatakse töö teode tööstaja kalendrisse. See on sätestatud teie organisatsiooni seadete all, saate vajadusel kategooriaid muuta ning lisada
• Eeldatav kestus - selle järgi planeeritakse vastav aeg tööde teostaja kalendrisse
• Varasem teostamise aeg - sellest ette ei planeeri Saago tööd
• Tähtaeg - kunaseks peab töö teostatud olema (see kalkuleeritakse vastavalt prioriteedile, kuid saate seda manuaalselt muuta)

NB! Punasega tärniga märgitud väljad on kohustuslikud ja ilma nendeta ülesannet koostada ei saa.

Kui olete ülesande baasinformatsiooni sisestanud, siis vajutage Salvesta ja ülesanne ongi koostatud. Nüüd saate hakata ülesandesse lisama lisainformatsiooni või tööplaani. Vaatame neid võimalusi lähemalt.

NB! Teate ja ülesande koostamise funktsionaalsus võib olla teie ettevõttes piiratud. Kui te ei saa teateid või ülesandeid koostada, siis palun võtke ühendust support@saago.eu.

Tööaja planeerimine

Saate ülesande planeerida tööde teostajale ülesande vaate paremal küljes asuvate nuppude abil:

• Planeeri - avaneb planeerimise vaade, kus saab valida tehniku. Saago soovitab omalt poolt tehnikuid vastavalt sellele kui täis nende kalender juba on. Üleval on need tehnikud, kellel on pärimise hetkel kõige vähem töölaual. Ühtlasi saate tööd endale planeerida. Kui vajutate Planeeri endale, siis lisatakse töö teie kalendrisse.
• Lisa kalendrisse - avaneb planeeri ülesandeid vaade, kus saate töö lohistada tööde teostaja kalendrisse. Ülesanne, millest te vaatesse läksite on lehe paremas nurgas hall ja saate selle kohe õigesse kohta tirida.

See avab ülesande planeerimise vaate, kus saab valida tehniku. Saago soovitab omalt poolt tehnikuid vastavalt sellele kui täis nende kalender juba on. Üleval on need tehnikud, kellel on pärimise hetkel kõige vähem töölaual. Ühtlasi saate tööd endale planeerida.

Tööplaan

Keerulisemate tööde puhul, kus tuleb ühe ülesande raames täita mitmeid erinevaid ülesandeid, saab luua tööplaani kas ülesandest või kasutada selleks malli. Kui soovite tööplaani lisada, siis valige Lisa tööplaan:

Tekkinud tööplaanis saab nüüd tööde teostaja iga tegevuse eraldi märkida kas tehtud või alustamata ja juurde lisada ka kommentaarid.

Arveldamine

Arveldamise alla on kogutud ülesande teostamisega seotud info st logitud tööaeg, ülesande lahendus, allkirjad. Vajaduse korral saate selle info sisestada manuaalselt.

Tööaja logimiseks valige Logi tööaeg, mis avab uue akna tööaja lisamiseks ja saab valida kasutaja. Kui võtate linnukese maha Arveldatav eest, siis ei ilmu aktile tööaja read. Lisades aga linnukese Sulge ülesanne ette, siis vajutades Salvesta läheb ülesanne automaaselt sulgemisele.

Arveldamise vaates saate lisaks sellele:

• Lisada ja muuta ülesandega seotud tunnihinna, väljakutse tasu, mahaarvata tööaja ja käibemaksu.
• Valida millised kategooriad on selle ülesande raames arveldatavad (väljakutse tasu, tööaeg, tooted ja teenused) kasutades siniseid nupukesi.
• Saate juurde lisada tooteid ja teenuseid. Kui kasutate Saago ladude moodulit, siis saate kiiresti lisada laost mitu toodet korraga. Kui te ladusid veel ei kasuta, kuid sooviksite selle mooduli lisada, siis kirjutage meile support@saago.eu.

Kommentaarid

Kõik ülesandega seotud kommentaarid ilmuvad siia ja neid saab ka juurde lisada. Saago eristab nelja tüüpi kommentaare ja vastavalt sellele luuakse seosed ka objektikaardi ja kliendikaardiga. Lugege lähemalt: https://docs.saago.eu/how-to/comments (opens in a new tab).

NB! Ülesandega seotud hoiatused on välja toodud ka ülesande menüü all.

Ülesande sulgemine

Kui ülesanne on teostatud ja kõik vajalik olemas, siis saate ülesande sulgeda. Eristame järgmiseid võimalusi:

• Kinnita ja sulge - ülesanne suletakse, saab hiljem vajadusel avada.
• Kinnita ja akteeri - ülesanne suletakse, sellest tekitatakse akt. Kui akt tagasi lükatakse, siis avatakse ülesanne ja see läheb kinnitaja töölauale tagasi.
• Suuna kinnitajale - sellisel juhul on objektikaardil märgitud, et ülesandel on nn lõplik kinnitaja, kes peab ülesande omalt poolt veel üle kinnitama enne kui ülesanne suletakse. Kui seda nuppu vajutada, siis läheb see ülesanne tema töölauale lõplikuks kinnitamiseks.

Samuti saate ülesande tühistada kasutades vasakul pool olevat Tühista ülesanne nuppu.

NB! Ülesande saab akteerida ilma aega logimata - sellisel juhul ei ole aga kedagi ülesande teostamisega seostada. Samuti saab ülesande akteerida ka isik, kes ei ole ülesande puhul vasutav või kinnitaja. Mõlemal juhul annab Saago kasutajale enne akteerimist hoiatuse.